SECRÉTAIRE MÉDICAL DE CHEFFERIE H/F - PSYCHIATRIE DU SUJET ÂGÉ 70Z01
Contexte
L'Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté, acteur régional majeur en psychiatrie et santé mentale (1900 salariés, 40 structures sanitaires, sociales et médico-sociales réparties dans 3 départements) recrute :
SECRÉTAIRE MÉDICALE DE CHEFFERIE H/F - PSYCHIATRIE DU SUJET ÂGÉ 70Z01 - 0.80 ETP
L'inter-secteur de psychiatrie de la personne âgée de Haute-Saône (70Z01), dirigé par le Dr Denis, s’organise autour de plusieurs dispositifs complémentaires. À Saint-Rémy, l’unité d’hospitalisation Matisse Sujet Âgé compte 18 lits, avec un cadre de santé dédié. Le secteur compte également 1 hôpital de jour de 10 places à Vesoul et 5 CMP Vesoul, Arc-lès-Gray, Luxeuil-les-Bains, Lure et Jussey. Enfin, le 70Z01 intervient au sein des 4 EHAD de l'AHBFC (Jussey, Saint-Rémy, Fougerolles et Ronchamp).
Missions générales
- Assurer le secrétariat du Chef de service et organiser son activité au quotidien
- Gérer sa messagerie, anticiper les demandes et planifier les rendez-vous et réunions dans les agendas dédiés
- Coordonner les rendez-vous institutionnels du Chef de service et ceux partagés avec la Cadre Supérieure de Santé
- Renseigner et suivre les plannings des médecins et internes en lien avec les Affaires Médicales
- Préparer et planifier les réunions de service et les rencontres institutionnelles
- Gérer, par délégation du Médecin Chef, les plannings des équipes paramédicales sur Octime, ainsi que les congés et absences
- Planifier les réunions des secrétaires et organiser le suivi des congés et remplacements
- Organiser, avec le Chef de service, les Entretiens Annuels Individuels et Professionnels des équipes médicales et paramédicales
- Assurer la transmission des documents nécessaires à la DRRH
- Suivre les demandes de formation des salariés placés sous la responsabilité du Médecin Chef
- Gérer les inscriptions aux formations en lien avec le service Formation de la DRRH
- Participer au suivi des sujets relevant de la Commission des usagers
- Réceptionner et préparer les demandes de transmission de dossiers médicaux et/ou les saisies judiciaires
- Coordonner ces demandes avec la Direction Générale, le service des Archives, le DIM et les interlocuteurs concernés
Compétences requises
- Formation en secrétariat médical requise
- Première expérience significative sur un poste de secrétaire médicale
- Aisance relationnelle et rédactionnelle
- Bonne connaissance du fonctionnement de l’AHBFC, de son organisation et de ses procédures
- Connaissance des protocoles et procédures relatifs à la tenue et à la communication du dossier patient
- Maîtrise des règles du secret professionnel et de la confidentialité
- Bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels institutionnels
- Capacité d’anticipation, de réflexion et de prise d’initiative dans le cadre des missions confiées
- Rigueur, discrétion, méthode et sens de l’organisation
- Aptitude à gérer les priorités et à organiser efficacement son activité
- Maîtrise de soi et capacité à gérer les situations de conflit ou de crise
- Bonne capacité de prise de notes et de restitution des informations
Conditions de travail
- Bureau au CESSPA Vesoul
- Durée du travail : 28H/semaine
- Horaires : 8H30-12H30/13H30-17H (une heure à prendre toutes les semaines)
- Un repos, en plus des week-ends, par quatorzaine
- CCN 1951- FEHAP
Avantages à nous rejoindre
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