SECRETAIRE MEDICALE H/F
Contexte
L'Association Hospitalière de Bourgogne Franche-Comté, acteur régional majeur en psychiatrie et santé mentale (1900 salariés, 40 structures sanitaires, sociales et médico-sociales réparties dans 3 départements) recrute :
"SECRETAIRE MEDICALE à 0.50 ETP H/F"
Dans les structures médicosociales EHPAD –USLD, le secrétaire est place sous l’autorité hiérarchique du responsable de la structure.
L'EHPAD La Combeauté possède une capacité de 40 lits en hébergement permanent, dont 36 chambres individuelles et 2 chambres doubles, sur 2 niveaux. L'établissement accueille des personnes âgées de plus de 60 ans en perte d'autonomie physique et/ou psychique. L'équipe se compose de 5 médecins, 1 médecin coordinateur, 3 infirmiers, 9 AS, 5 AHS FFAS, 5 ASH logistiques, 1 secrétaire,1 kiné, 1 podologue, 1 infirmier psychiatrique, 2 cuisiniers, 2 coiffeuses.
Missions générales
Le secrétaire médicosocial assure l’organisation et le fonctionnement du secrétariat médical en collaboration avec les membres du corps médical les services sociaux les diverses commissions en liaison fonctionnelle avec l’ensemble des membres de l’équipe soignante.
Accueil, communication, transmission et liaison :
- Accueil renseigne et oriente dans son domaine de compétence.
- Accueil téléphoniquement et gère les appels.
- Réceptionne et redistribue le courrier.
- Prépare des dossiers destinés à différentes commissions en vue de diverses prises en charge.
- Participe à certaines réunions, élabore et diffuse des comptes-rendus, après validation par le responsable de structures.
- Gère l’approvisionnement des stocks de fournitures et imprimés divers.
- Elaboration puis frappe certains courriers à partir d’instructions orales ou manuscrites émanant de la hiérarchie.
- Gère la mise à jour des mouvements des résidents (DAF + Archives).
- Saisi dans le logiciel de gestion des temps du planning de l’ensemble du personnel de la structure (Ronchamp).
- Suivi et classement des documents à usage des personnels (ARS, Cellule qualité, DRRH…).
- Organisation et accueil des stagiaires (blouses, clés, plannings…).
- Suivi des demandes de réparation à la DASLT (GMAO).
Saisie d’information et gestion de documents :
- Gère la tenue de dossiers du patient ou résident (Informatique et papier).
- Planifie les consultations, les rendez-vous, les demandes d’admission, en concertation avec le médecin et ou le responsable de la structure.
- Gère la mise à jour de la file active.
- Gère la tenue et la mise à jour de la documentation du service, selon le lieu, l’affichage obligatoire.
- Gère le classement et l’archivage.
- Mets à jour les différents registres (Admission, décès…).
- En collaboration avec le responsable de structures gère l’argent des résidents, budget associatif (Demande au tuteur, famille…), gestion du coffre en collaboration et assure un suivi informatique.
- En l’absence du responsable de structure, est l’interlocuteur entre l’EHPAD et les divers services de l’AHBFC.
- Les missions confiées sont non exhaustives.
Compétences requises
- Diplôme secrétaire médicale (F8) Bac SMS ; Bac ST2S, formation secrétaire médicale CNED et Croix Rouge.
- Respect du secret professionnel.
- Bon niveau de français oral et écrit
- La connaissance du logiciel Cariatides serait un plus
- Connaissance des techniques de secrétariat (exemple : dictaphone)
- Avoir une capacité d’écoute, d’adaptation et d’anticipation
- Autonomie dans la gestion de son travail
- Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
Conditions de travail
- Possibilité de formation au sein de l’établissement
- Participation au collège des secrétaires du service et réunion de secrétaires du service avec la secrétaire coordinatrice.
- Possibilité d’accueillir des stagiaires
- CCN 1951 - FEHAP
Avantages à nous rejoindre
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